ES KANN SO EINFACH SEIN.....
Digitalisierung
Schwerpunkte der Digitalisierung:
Digitale Akten
Ihre Unterlagen werden zentral in einem System gelagert, so dass Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit und von überall auf die Unterlagen zugreifen können.
Erhöhung der Datensicherheit durch Zugriffverwaltung:
Sie entscheiden selbst, wer und in welchem Umfang Ihre Unterlagen einsehen und/oder bearbeiten kann.
Kosten- und Zeitersparnis durch fehlende Transport- und Lagerkosten:
Ihre Akten müssen nicht mehr von Standort zu Standort transportiert werden. Sie gewinnen an Lagerraum, da keine betriebsinterne Archivierung mehr nötig ist. Zeitersparnis dank umfangreichen Suchfunktionen durch Indexierung. Bei der Erfassung werden Ihre Unterlagen vollständig indexiert, so dass eine umfassende Suche ermöglicht wird. Auf diese Art und Weise können Sie die Akten schneller finden und die so ersparte Zeit für die wichtigeren Dinge nutzen.
Unsere geschulten Mitarbeiter digitalisieren Ihre Akten und Dokumente streng nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes und halten sich an die Bestimmungen gemäß GOBS/GoBIT und GDPdU, so dass Sie höchste Sicherheit und Diskretion beim Umgang mit Ihren Dokumenten und Unterlagen genießen. Hierzu verfügen wir über ein modernes IT-System, welches durch mehrere Firewalls vor externen Zugriffen geschützt ist. Ihre Akten und Dokumente bleiben so in sicherer Umgebung und Sie können unserer elektronischen Archivierung Ihr vollstes Vertrauen schenken. Bei uns sind Ihre Akten in den besten Händen, denn wir garantieren höchste Sicherheit für Ihre vertraulichen Dokumente
Ihre Vorteile
Die Zusammenarbeit der internen Unternehmensbereiche schafft Wettbewerbsvorteile. Zusammenarbeit beginnt intern zwischen den Unternehmensbereichen. Die lückenlose Weitergabe und zentrale Archivierung der Informationen/Unterlagen ermöglicht Ihnen, Ihren Mitarbeitern und weiteren „Mitspielern“, wie z.B. Steuerberater eine bessere Zusammenarbeit. Sie umgehen damit die lästige Hin-und Herschicken der jeweiligen Unterlagen per E-Mail und verlieren nicht den Überblick.
Mobilität erhöht die Effizienz!
„Habe ich alle Unterlagen dabei, die ich für den Kundentermin brauche?“ – solche und ähnliche Fragen ließen oft Ihren Puls höher steigen. Denken Sie an Ihre Gesundheit. Die Gewissheit jederzeit, von überall und sicher auf Ihre Unternehmensdaten zugreifen zu können nimmt Ihnen die Unsicherheit.
Flexibles Arbeiten erhöht Ihre Attraktivität als Arbeitgeber.
Gerade junge Fachkräfte wünschen sich zunehmend flexible Möglichkeiten, ihren privaten und beruflichen Alltag unter einen Hut zu bekommen.
Mittelständische Unternehmen müssen sich verstärkt mit ihrer Attraktivität als Arbeitgeber auseinandersetzen. Auch bei diesem Problem hilft Ihnen die Digitalisierung: wenn die Arbeit von überall erledigt werden kann, dann auch aus dem heimischen Wohnzimmerbüro und nach der nachmittäglichen Kinderbetreuung oder am späten Abend.
Allerdings ist dabei die Technologie meist das kleinere Problem. Enge Unternehmensvorgaben mit Kernarbeitszeiten, Stechuhr und Anwesenheitspflicht stehen solchen Arbeitsmodellen im Weg.
Um hier flexibler zu werden ohne im Chaos zu versinken, sind kleine und wohlüberlegte Schritte notwendig, die aber nicht auf die lange Bank geschoben werden sollten.
Ablauf
#1 Posteingang
Sämtliche Papierposteingäge werden unmittelbar nach Öffnung gescannt. Hierfür sollte ein Scanner mit hoher Geschwindigkeit angeschafft werden. Am sinnvollsten sind Geräte, die auch Papierstapel verarbeiten (ADF – Automatic Document Feeder) und dabei automatisch beide Seiten einscannen (Duplex-Scan).
Wenn Sie bei der Erfassung des Posteingangs eine Texterkennung (OCR) einsetzen, hilft Ihnen das bei der Weiterverarbeitung. Durchsuchbare PDF-Dateien sind heutzutage ein Muss. Das gescannte Bild sollte zu Beweiszwecken jedoch erhalten bleiben. Das gescannte Dokument besteht idealerweise aus zwei Schichten. Die eine Schicht enthält das eingescannte Bild, die andere Schicht das Ergebnis der Texterkennung.
Die gescannten Dokumente können nach Verarbeitung vernichtet werden.
#2 Dokumente sicher in einer E-Akte ablegen
Wir empfehlen den Einsatz eines Document-Management-Systems (DMS) an. Mit einem DMS können Sie auch umfangreiche Akten übersichtlich gestalten und durchsuchen. Mit Hilfe der individuellen Metadaten, lässt sich jedes Dokument schnell wiederfinden und bearbeiten.
#3 Postausgang
Die Microsoft-Office-Schnittstellen ermöglichen Ihnen den Versand der Dokumente direkt aus dem Programm einfach und unkompliziert. Sie sparen bares Geld und schonen die Umwelt, da Sie auf das Drucken der Dokumente verzichten.
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